För att vi ska kunna erbjuda en trygg, smidig och högkvalitativ VR-upplevelse för alla elever gäller följande villkor vid bokning av SciLens.

Bokning & betalning

Vid bokning betalas 50 % av det totala bokningsbeloppet för att bekräfta bokningen.

Resterande 50 % ska vara betald senast 48 timmar före det bokade besöket.

Bokningen betraktas som bekräftad när den första betalningen har mottagits.

Avbokning

Avbokning ska ske senast 7 dagar före bokad tid.

Vid avbokning minst 7 dagar före besöket återbetalas det inbetalda beloppet med avdrag för 20 % av värdet av de avbokade sessionerna.

Vid avbokning senare än 7 dagar före bokad tid sker ingen återbetalning.

Lärare ska närvara

Utöver SciLens handledare ska minst en lärare eller annan ansvarig person från skolan finnas i klassrummet under hela sessionen.

Skolans personal ansvarar för eleverna och hjälper till att skapa en lugn och trygg miljö under aktiviteten.

Klassrummet ska vara förberett

Skolan ansvarar för att klassrummet är tillgängligt och färdigställt minst 30 minuter före den bokade starttiden, så att SciLens kan installera, kontrollera och förbereda utrustningen.

• Klassrummet behöver ha:
• minst 20 stolar,
• 2 bord för SciLens utrustning,
• tillgång till eluttag,
• tillräckligt med utrymme mellan eleverna så att våra handledare kan röra sig säkert i rummet,
• möjlighet för handledarna att enkelt komma fram till varje elev för att hjälpa till med att sätta på, justera och ta av VR-headsetet.
• Samma klassrum under hela dagen
• Om flera sessioner är bokade samma dag genomförs samtliga sessioner i samma klassrum.

När SciLens utrustning har installerats och förberetts inför dagens första session flyttas den inte till ett annat klassrum eller en annan lokal under samma dag. De olika elevgrupperna kommer istället till det förberedda klassrummet enligt det överenskomna schemat.

Mat & dryck

För att skydda VR-utrustningen och skapa en säker miljö är mat och dryck inte tillåtet i klassrummet under SciLens sessioner.

Eleverna kan däremot gärna ha med sig papper och penna om de vill anteckna under eller efter upplevelsen.

Elever som behöver extra stöd eller anpassning

Vi vill att alla elever ska kunna få en så trygg och positiv upplevelse som möjligt.

Om någon elev behöver särskilt stöd eller individuell anpassning under sessionen ber vi skolan att informera SciLens i god tid före besöket.

Det gör det möjligt för oss att planera bemanningen och, när det är möjligt, välja den handledare som bäst kan stödja eleven samtidigt som resten av klassen får en bra upplevelse.

Skolan behöver endast informera oss om de praktiska anpassningar eller det stöd som är relevant för aktiviteten – inte lämna diagnoser eller andra känsliga personuppgifter som inte behövs.

Tid & schema

Skolan ansvarar för att eleverna är på plats och redo vid den bokade starttiden.

Förseningar från skolans sida kan påverka sessionens längd eftersom efterföljande sessioner behöver kunna genomföras enligt dagens planerade schema.

Eventuella förändringar i antal klasser, tider, elevantal eller upplägg ska meddelas SciLens så tidigt som möjligt.

Utrustning

SciLens ansvarar för att ta med, installera och förbereda den VR-utrustning och det material som behövs för den bokade upplevelsen.

Eleverna får instruktioner om hur utrustningen används innan sessionen börjar och ska följa SciLens handledares instruktioner under aktiviteten.

Hygien – vi tar hand om allt

SciLens ansvarar för all hygien och rengöring av VR-utrustningen.

Vi rengör och förbereder headseten mellan sessionerna och ser till att utrustningen är redo för nästa elevgrupp.

Skolan behöver därför inte tillhandahålla rengöringsmaterial eller hygienutrustning för VR-headseten.

Trygghet under VR-upplevelsen

Om en elev känner obehag, yrsel eller av någon annan anledning inte vill fortsätta använda VR-headsetet kan eleven när som helst ta av sig headsetet.

SciLens handledare och skolans närvarande personal samarbetar för att skapa en trygg och positiv upplevelse för samtliga elever.

Ändringar från SciLens sida

Om SciLens på grund av sjukdom, tekniska problem eller andra oförutsedda omständigheter inte kan genomföra ett bokat besök kommer vi i första hand att erbjuda skolan en ny tid utan extra kostnad.

Om en ny tid inte kan erbjudas eller överenskommas återbetalas betalningen för de sessioner som SciLens inte kan genomföra.

Godkännande av villkor

Genom att bekräfta en bokning godkänner skolan dessa bokningsvillkor.